Operação backup: motivos e dicas para fazer cópias de seus arquivos

Introdução

Quando comecei a lidar com computadores, uma das primeiras coisas que aprendi é que essas máquinas não são 100% confiáveis. Por melhor que seja o seu hardware, por mais que o sistema operacional esteja bem configurado e por mais experiente que seja o usuário, as chances de algo dar errado com a máquina existem e, não raramente, as vítimas dessa história podem ser os seus preciosos dados. Por esta razão fiz esta coluna, que mostra dicas e orientações sobre como e quando fazer backup (cópia de segurança) de seus arquivos para assim evitar o pânico de ter os seus dados perdidos.


O que é Backup?

O primeiro passo para uma pessoa ou para uma empresa entender o que é backup é ter a noção de que seus dados podem ter importância patrimonial e, portanto, devem receber o mesmo tratamento de outros itens de valor. Para avaliar o nível de valor que alguma coisa te representa, bastar imaginar quais as conseqüências que você teria ao perdê-la ou tê-la como inacessível. Por exemplo, suponha que você nunca tenha se preocupado em fazer revisões regulares em seu carro e, um belo dia, o veículo sofre uma pane minutos antes de um compromisso. Além do prejuízo com o reparo do carro, você pode ter perdido algo muito importante por não ter comparecido ao lugar que você ia.

Imagine agora o que aconteceria se o banco do qual você é cliente perdesse os dados de todas as contas. Como saber a quantidade de dinheiro que cada cliente possui? Como saber quem são os clientes? Esse talvez seja o exemplo que melhor ilustre a importância de encarar os dados como um patrimônio, como algo de valor.

Para você saber o quão importante são seus arquivos, imagine o que aconteceria se você os perdesse. Qual seria sua reação ao saber que seu acervo de mais de 10 mil músicas simplesmente sumiu? O que você faria se descobrisse que os arquivos de seu trabalho de conclusão de curso estão todos danificados? Quais seriam as conseqüências ao descobrir que o CD onde você guardou a única cópia de uma importante apresentação de slides está quebrado? O que diriam os seus amigos ao descobrirem que, por uma falha em seu computador, você perdeu todas as fotos daquele grandioso evento que vocês foram? Qual a desculpa que você daria ao seu chefe ao constatar que aquele relatório de mais de 100 páginas está corrompido?

Bom, se você imaginou as situações acima ou já passou por algo semelhante, já deve ter noção de todos os transtornos que isso pode causar. Então, com base nisso, pergunto: o que você faria para evitar que situações constrangedoras como essas te acontecessem? Se entre as opções que você cogitou está a de fazer cópias dos arquivos, meus parabéns, pois backup é exatamente isso, uma cópia que fica à sua disposição para o caso do arquivo original não puder ser usado por algum motivo. Agora que você já entendeu o espírito da coisa, que tal incluir o backup no seu cotidiano?


Com que freqüência fazer backup?

Um backup não serve apenas para ser usado no lugar de um arquivo danificado ou inacessível. A cópia também pode ser usada para consultar uma informação que, por um motivo ou outro, não existe na versão atual. Por isso, é importante ter em mente qual a finalidade do arquivo e com que freqüência ele é atualizado para definir o intervalo no qual as cópias de segurança devem ser feitas.

Se você possui, por exemplo, um pequeno comércio, talvez seja adequado fazer backup dos dados diariamente, já que clientes e pedidos novos são adicionados todos os dias. No entanto, se você está fazendo um trabalho de conclusão de curso, pode criar cópias toda vez que o arquivo for alterado.

Se você quer fazer cópias de seus arquivos de música, pode fazê-lo uma única vez, e apenas acrescentar as canções novas que adquirir. Isso porque os arquivos de música não são alterados constantemente. O mesmo vale para os seus vídeos, seus arquivos em PDF, suas fotos, enfim.

Aqui, no InfoWester, por exemplo, são realizadas cópias diárias e semanais. A base de dados do Blog InfoWester é copiada diariamente, pois essa seção do site recebe informações novas regularmente, já que textos e comentários novos são adicionados praticamente todos dias. Por outro lado, os arquivos das matérias do site e o banco de dados do Fórum InfoWester são copiados semanalmente, já que não são alterados com uma freqüência muito alta.

Com base nesses exemplos, analise a sua situação para verificar quando fazer backup de seus arquivos. Via de regra, quanto mais atualizados e importantes eles forem, cópias mais freqüentes devem ser feitas.


Quantas cópias fazer?

Para definir a quantidade de cópias de arquivos a se fazer, você pode se basear em duas coisas: primeiro, na importância dos arquivos; segundo, na quantidade de dispositivos e meios de armazenamento que você vai usar.

O parâmetro da importância é trivial: quanto mais importantes forem os dados, mais backups devem ser feitos. Já o parâmetro dos dispositivos de armazenamento depende de vários fatores: vale a pena adquirir um equipamento próprio de backup? Usar o que tenho em mãos é suficiente?

No caso de empresas de grande porte, é comum a contratação ou mesmo a criação de centros de dados (data centers) próprios para o gerenciamento de backups. Uma empresa de porte médio ou pequeno pode preferir a aquisição de servidores específicos para esse fim - que tenham, por exemplo, um esquema de replicação de dados baseados em RAID.

A grande maioria dos usuários domésticos, no entanto, não precisa desse aparato todo. Seus arquivos de música, por exemplo, podem ser gravados em CDs ou DVDs. Se você tiver um segundo computador em casa, pode armazenar as cópias das músicas nele também. Se preferir, você pode comprar um HD externo próprio para backups.

Arquivos de trabalhos acadêmicos podem ser armazenados em vários lugares. Por exemplo, você pode manter uma cópia no seu computador, outra em um pendrive, e uma terceira no seu serviço de e-mail, já que a maioria oferece espaços generosos para isso, como é o caso do Gmail.

No entanto, não é porque você possui vários dispositivos de armazenamento que você precisa utilizar todos. Utilize apenas os que se mostrarem úteis e acessíveis. Aqui no InfoWester, por exemplo, mantemos os arquivos originais e mais três cópias de backup. Uma das cópias fica armazenada em um servidor na internet, assim é possível acessá-lo de qualquer lugar. A segunda cópia fica armazenada no computador usado para administrar o site, enquanto uma terceira cópia fica guardada em um HD externo, que pode ser facilmente transportado. Há ainda um quarto conjunto de cópias guardados em DVDs que contém versões antigas de artigos, de scripts e de imagens usadas no site.


Algumas formas interessantes de backup

Para a maioria das pessoas, fazer backup é uma chateação, principalmente quando os arquivos são grandes em tamanho ou numerosos. Mas há algumas formas de fazer isso de maneira indireta, quase que sem perceber. Eis algumas dicas para isso:

- Se você criou arquivos para um trabalho acadêmico, por exemplo, envie cópias aos seus colegas de grupo. Dessa forma, se a sua cópia, por algum motivo, estiver inacessível, um de seus colegas poderá substituí-la pela cópia que tem;

- Se você tem arquivos de música, vídeo, fotos, entre outros, pode dividi-los com seus amigos (desde que eles tenham gosto semelhante, é claro). Por exemplo, você pode enviar um DVD a um amigo contendo os vídeos da última festa que vocês participaram. Assim, se você perder os vídeos originais, poderá pedir ao amigo para lhe emprestar as suas cópias;

- Com a popularização das câmeras digitais, uma pessoa é capaz de gerar centenas e centenas de fotos. Quando passá-las ao seu computador, aproveite a oportunidade para guardá-las também em serviços de álbuns on-line, como Flickr e o Picasa Web. Dessa forma, além de poder compartilhar as fotos com os amigos, você mantém uma cópia on-line, acessível em qualquer lugar. O mesmo vale para os vídeos. Você pode mandá-los para serviços como o YouTube. A maioria desses sites permite armazenar os arquivos tanto de forma pública (acessível a qualquer pessoa), quanto de forma privada (acessível somente às pessoas autorizadas);

- Crie versões de seus arquivos. Ao trabalhar em um arquivo, você pode fazer alterações irreversíveis e se arrepender. Por isso, sempre que fizer uma alteração significativa, salve o arquivo com outro nome ou em outro diretório. Assim, você poderá recorrer à versão anterior sempre que necessário.


Ferramentas de backup

Se você administra um negócio ou trabalha com muitos dados, vai mesmo ter que encarar uma rotina de backup. Felizmente, há várias ferramentas disponíveis para isso. A vantagem de utilizá-las é que você pode criar ou restaurar seus arquivos de backup rapidamente. Testamos algumas soluções voltadas ao usuário doméstico ou a empresas de pequeno porte. Pela facilidade de uso e por ser gratuito, escolhemos o seguinte programa:

Cobian Backup (versão testada: 8.4.0.202): compatível com os Windows 98, Me, 2000, XP, 2003 e Vista, o Cobian Backup já chama a atenção logo de início por estar disponível em vários idiomas, inclusive português do Brasil. É possível selecionar o idioma desejado assim que a instalação do programa começar.

Cobian Backup

A utilização do programa é muito simples. Assim que instalá-lo, vá ao menu Tarefa e escolha Nova tarefa (supondo que você escolheu o idioma português do Brasil na instalação). Na opção Geral da janela que aparecer, dê um nome à tarefa (de preferência, um nome que faça alusão aos arquivos que você está copiando, por exemplo, "trabalhos faculdade"). Na opção Arquivo, você pode arrastar os arquivos dos quais quer fazer backup ou clicar no botão Acrescentar para adicionar arquivos ou diretórios separadamente.

Janela de tarefas no Cobian Backup

Na opção Programar, você pode agendar a realização de backups automáticos. Assim, o Cobian Backup fará cópias de seus arquivos sozinho, enquanto você executa alguma outra tarefa em seu PC. Você pode fazer agendamentos diários, semanais, mensais, anuais, programar uma data específica, escolher um certo dia da semana, entre outros. Se você quiser diminuir o tamanho do arquivo que guarda as cópias, basta ir à opção Arquivo Compactado e escolher o formato de compreensão. A compactação no formato ZIP talvez seja melhor, por ser mais popular.

Na opção Especial, você pode escolher arquivos ou pastas específicos para serem copiados. Em Eventos, é possível executar programas ou scripts antes ou após o backup (é uma opção avançada). Por fim, na opção Avançado, você pode escolher um usuário em específico para realizar o backup.

Assim que sua tarefa estiver pronta, basta executá-la usando os botões de execução na interface principal do programa ou no menu Tarefa. Use os menus Histórico do Backup e Log para acompanhar o status dos backups realizados. Nos arquivos de log é possível saber, por exemplo, quais arquivos não foram copiados por terem sido removidos, o que deu certo e o que deu errado, entre outros. Não se esqueça de ir em Lista e Salvar lista como para guardar a relação de todos os arquivos que foram copiados. Assim, quando quiser efetuar a operação de backup novamente, basta abrir essa lista e você não precisará indicar novamente quais arquivos e diretórios deverão sofrer backup.

Caso queira personalizar ao máximo o programa, vá ao menu Ferramentas e escolha Opções. Lá você pode realizar uma série de configurações no Cobian Backup, inclusive alterações visuais. Enfim, esse é um programa leve, de fácil utilização, com recursos interessantes e, vale relembrar, é gratuito. É uma das melhores opções para usuários domésticos e pequenos escritórios.

Opções de configuração do Cobian Backup

Mas se você não é usuário do Windows, saiba que também pode contar com boas ferramentas de backup. O Mac OS X, por exemplo, conta com uma ferramenta chamada iBackup, que também é gratuita e fácil de usar. Já os usuários de Linux podem contar, por exemplo, com o Konserve para o ambiente KDE, e com o SBackup (Simple Backup Solution) para o ambiente Gnome.

Konserve

Mas, se você não tem muitos arquivos ou diretórios, sequer necessita usar um programa específico para backup. Você pode fazer suas cópias usando compactadores/descompactores de arquivos como o WinZip, o Winrar ou o gratuito FilZip, ou ainda, softwares de gravação de CD/DVD, como o Nero. No caso dos compactadores, basta abrir o programa escolhido, adicionar os arquivos e diretórios desejados, compactá-los e salvar o arquivo resultante em um CD, DVD, HD externo, etc.


Dicas finais

Agora que você já tem uma boa noção de quando e como fazer backup de seus arquivos, eis algumas dicas complementares:

- guarde suas cópias em lugares variados, inclusive fora de sua casa ou de seu escritório. Para isso, você pode utilizar serviços de armazenamento na internet, guardar seus arquivos na casa de um parente ou em outra filial de sua empresa, enfim;

- quando for inevitável guardar cópias de arquivos importantes em notebooks, PDAs, pendrives, CDs, HDs externos ou qualquer outro dispositivo semelhante, proteja-os com senhas ou com ferramentas de criptografia. Assim, você dificulta o acesso às suas informações sigilosas em caso de roubo ou perda do equipamento;

- não confie em disquetes para guardar seus backups. Esses dispositivos são obsoletos, extremamente frágeis e contam com baixa capacidade de armazenamento;

- ao contratar serviços de empresas especializadas em backup, procure referências que atestam a qualidade de seus serviços e observe se a companhia garante confidencialidade e disponibilidade;

- ao utilizar serviços de armazenamento de arquivos na internet, verifique as políticas de privacidade, disponibilidade e segurança do site. Não utilize serviços desconhecidos ou com poucas referências na internet;

- ao adquirir ferramentas de backup, prefira as que possuam meios de validar as cópias. Essa é uma forma de evitar, por exemplo, que cópias alteradas, danificadas ou geradas de forma incorreta sejam colocadas à disposição do usuário;

- seja organizado. Se você faz muitos backups, organize-os por data ou categoria. Assim, você acessará uma determinada cópia mais facilmente quando necessário;

- se você tem um site ou um blog, mantenha ao menos uma cópia dele em seu computador. Embora muitos serviços de hospedagem ofereçam a opção de backup, muita vezes é necessário pagar para acessar as cópias, e o processo de recuperação dos dados pode demorar várias horas.


Finalizando

Esteja certo de uma coisa: por melhor que seja o seu computador, os seus dados nunca estão 100% seguros. Embora eu espere que isso nunca aconteça com você, seu computador pode ser roubado, pode ser danificado por uma descarga elétrica (embora isso seja raro), pode ser abduzido por ETs, pode ter seus dados apagados por vírus e pode ser vítima de você mesmo - quem é que nunca sobrescreveu ou apagou um arquivo por engano? Por isso, crie o hábito de fazer cópias de segurança de seus arquivos, por mais cansativo que isso possa parecer. Quem já passou por isso, sabe: é uma sensação muito boa recuperar um arquivo importantíssimo simplesmente por ter uma cópia dele :)

Emerson Alecrim, em 03_10_2007.