O que é ERP e para que serve?

Introdução

A evolução tecnológica, o aquecimento — ou o desaquecimento — da economia, o aumento da oferta de crédito e o alcance de novos mercados estão entre os fatores que elevam significativamente a competitividade das empresas. Para continuar crescendo, toda as companhias precisam ter gerenciamento adequado de recursos, dados e processos. Um dos caminhos para isso é a adoção de soluções de ERP (Enterprise Resource Planning), isto é, de sistemas de gestão empresarial.

Mas o que é ERP, exatamente? Como sistemas do tipo podem ajudar o negócio? Empresas de todos os portes podem usar ERP? Neste texto, eu, Emerson Alecrim, respondo a essas e outras perguntas descrevendo o conceito de ERP, apontando as vantagens e desvantagens desses sistemas e dando outras explicações sobre o assunto, tudo em uma linguagem de fácil compreensão.

Vamos começar?


O que é ERP?

Imagine que você tenha uma empresa que conta com vários sistemas, um para lidar com contas a pagar, um para folhas de pagamento, um para controle de vendas, um para gerenciar impostos, um para analisar metas e desempenho, e assim por diante. Em vez de usar um monte de softwares isolados, um para cada departamento da companhia, não seria mais eficiente contar com uma integração entre eles, de forma que todos fizessem parte de um sistema unificado? É justamente isso que uma solução de ERP oferece.

Com um único sistema integrando todos os departamentos — ou pelo menos os mais importantes —, a comunicação interna se torna mais fácil e menos custosa. O departamento financeiro, por exemplo, pode saber rapidamente quanto dinheiro destinar à quitação de impostos e quanto direcionar ao pagamento de funcionários, de acordo com as informações que o setor de recursos humanos (RH) disponibilizar no sistema.

Da mesma forma, o chefe de determinado departamento pode avaliar o desempenho de um funcionário e discutir junto ao gerente de RH quanto a empresa pode lhe oferecer de aumento. Já o departamento de marketing, consultando o controle de vendas, pode identificar um produto que não está tendo boa saída e desenvolver uma nova estratégia para reverter o quadro, ao mesmo tempo em que verifica se a verba disponibilizada é suficiente para esse trabalho.

Note, com esses exemplos, que há várias circunstâncias em que a integração de sistemas se mostra vantajosa. Perceba ainda que, com sistemas distintos, cada setor teria mais dificuldade para se comunicar com outros. Isso resulta em menos produtividade, mais gastos e até em perda de competitividade.

Além disso, sem um sistema de ERP, a empresa tem que lidar com muitos fornecedores de software, o que aumenta custos com licenças, suporte técnico, servidores, treinamento, entre outros.

ERP

Você já deve ter percebido, portanto, quão importantes sistemas de gestão podem ser para as empresas: diminuem custos, tornam a comunicação mais eficiente, ajudam na tomada de decisões, permitem uma apuração mais precisa do que está acontecendo na companhia, enfim. Não é por menos que muitas empresas consideram este tipo de software imprescindível às suas atividades.


Implementação de sistemas de ERP

Apesar das vantagens, ERP nem sempre é o tipo de software que pode ser comprado na prateleira de uma loja para depois ser instalado em um computador e, em seguida, estar pronto para o uso. Cada empresa, em vista de suas atividades e estratégias operacionais, possui necessidades distintas, portanto, sistemas de ERP só serão funcionais se ao menos as características mais importantes da companhia forem levadas em conta no momento da escolha da solução.

Basta compreender que uma empresa que fabrica medicamentos, por exemplo, tem necessidades bem diferentes de outra que trabalha no ramo de transportes. A primeira precisa se preocupar com obtenção de matéria-prima, pagamento de licenças de patentes, pesquisas em laboratórios, entre outros. A segunda, por sua vez, precisa se preocupar com a idade da frota, com gastos de combustível, com pedágios e assim por diante.

Uma empresa também pode atuar em mais de um ramo de atividade ou exercer operações em vários estados do país, de forma a ser condicionada a pagar impostos diferentes em cada local, por exemplo. Enfim, como é possível perceber, cada companhia precisa contar um sistema de gestão que se adapte a ela.

ERP não se compra na prateleira de uma lojaNo intuito de controlar gastos, a empresa também precisa definir qual tipo de licenciamento é mais adequado às suas operações: instalação do sistema em servidores próprios ou virtualizados, utilização do sistema em servidores terceirizados (geralmente, oferecidos pelo provedor da solução), solução baseada em computação nas nuvens (cloud computing), pagamento por usuário (ou por computador de acesso), uma mistura de uma ou mais dessas modalidades, enfim.

As soluções baseadas em cloud computing costumam ter custo menor, pois a empresa não precisa se preocupar com servidores, manutenção, atualização, entre outros. Além disso, essa modalidade oferece acesso mais fácil para usuários que estão fora das dependências da empresa — um vendedor que está em outra cidade visitando um cliente, por exemplo.

Por outro lado, sistemas de ERP nas nuvens podem gerar gastos maiores a longo prazo, pois, em geral, esse tipo de licenciamento exige pagamento periódico, como se fosse uma assinatura. Será que no longo prazo esse pagamento periódico compensará? Esse é um exemplo de questionamento que precisa ser feito no momento da adoção.

Repare que é importante à empresa analisar as soluções de ERP existentes no mercado e as modalidades de licenciamento oferecidas por cada uma para saber qual opção é mais adequada às suas atividades. Se a empresa não tiver uma equipe de Tecnologia da Informação (TI) capaz de fazer essa análise, pode valer a pena procurar um serviço de consultoria.

O tempo de implementação também é um parâmetro importante. Sistemas de ERP não começam a funcionar da noite para o dia, dependendo do tamanho da empresa. Muitas vezes, os provedores das soluções precisam de tempo para adaptar o software ao negócio e, nesse processo, devem avaliar a infraestrutura, considerar os recursos de segurança, fazer testes, treinar pessoal, integrar departamentos, migrar sistemas legados, entre outros.

Temos que levar em conta também que, em muitos casos, a implementação do ERP ocorre em etapas, de forma que determinados módulos do sistema sejam instalados somente depois de esse processo ter sido concluído com outros. Se a empresa for grande, a implementação de um ERP pode consumir várias semanas ou mesmo meses.


Módulos de um sistema de ERP

Tal como eu disse no início do texto, sistemas de ERP lidam com os vários departamentos de uma empresa. No entanto, esses software não precisam, necessariamente, cobrir cada setor, pelo menos não ao mesmo tempo. Dependendo das expectativas da companhia em relação ao ERP, é possível atender determinadas áreas em um primeiro momento e as demais de maneira progressiva. Para isso, os provedores fazem o fornecimento do sistema em módulos, que são divididos de acordo com suas funcionalidades.

Como você já sabe, não há um sistema de ERP único e que, por si só, atenda tudo o que é empresa. É necessário customizar a solução de acordo com as atividades da companhia. Por outro lado, há determinados processos que são bastantes comuns em todas ou na maior partes das companhias, até mesmo por questão de legislação. Eis algumas categorias de módulos que se encaixam nesse contexto:

  • Financeiro;
  • Contabilidade;
  • Recursos humanos;
  • Ativo fixo;
  • Processos;
  • Engenharia;
  • Projetos;
  • Jurídico.

A partir daí, podemos encontrar módulos mais específicos, adotados em maior ou menor escala e apenas se estiverem em conformidade com as atividades da empresa, por exemplo:

  • Estoque;
  • Distribuição de produtos;
  • Frota;
  • Comércio exterior;
  • Gestão de conhecimento;
  • Recrutamento e seleção;
  • Controle de materiais;
  • Controle de qualidade;
  • Assinatura de contratos;
  • Automação comercial;
  • Análise de riscos;
  • Frente de loja;
  • Comércio eletrônico;
  • Manutenção industrial.

Módulos ERP

Perceba que nem toda empresa precisa gerenciar frota ou lidar com automação comercial, por exemplo. A vantagem do esquema de módulos está justamente aí. A companhia implementa somente aqueles que lhe são úteis e pode adicionar outro com o tempo, motivada pela expansão dos negócios, pela atuação em um novo segmento do mercado, enfim.


Escolhendo uma solução de ERP

Você já deve ter percebido que um sistema de ERP é um investimento sério, que precisa ser feito com cuidado. Mas, como escolher uma solução com tantas opções no mercado? Só no Brasil, há várias empresas especializadas em ERP com boa aceitação. Eis as mais conhecidas:

E ainda há empresas menores, como StarSoft, Cigam e Senior.

Como saber qual é a melhor para determinado negócio? Será que considerar somente preço é suficiente? Vale a pena confiar em uma solução menos conhecida? A verdade é que não há fórmula que sirva para todas as empresas, mas eu tenho várias dicas que podem ajudar na escolha mais adequada.

A primeira é entender exatamente quais as necessidades da companhia em relação ao ERP para então definir o que é prioridade. Essa análise indica um caminho a seguir. Para isso, pode ser necessário realizar reuniões com gerentes dos setores, com funcionários que exercem funções mais críticas, enfim.

Depois disso, fica mais fácil analisar as soluções oferecidas por fornecedores de ERP. Nesse ponto, é necessário avaliar as propostas feitas por cada empresa para, em primeiro lugar, identificar aquelas que mais bem podem atender às necessidades identificadas. Também é importante verificar quais desses provedores têm experiência no fornecimento de software para o ramo de atuação da companhia.

Como o sistema de ERP precisa ser "moldado" à empresa, é importante saber ainda quais as tecnologias que o fornecedor disponibiliza para suas soluções. Com isso, é possível ter uma noção mais clara dos custos com servidores, atualização, treinamento, entre outros.

Nesse sentido, também é interessante analisar a capacidade de integração e comunicação do sistema, a possibilidade de implementação de módulos no futuro, os recursos de segurança, compatibilidade com plataformas distintas (dispositivos móveis, por exemplo) e assim por diante.

Tem mais. É muito importante verificar quais as condições de suporte e manutenção oferecidas pelos provedores. O software certamente vai precisar de atualizações ao longo do tempo para correção de erros, melhorias de processos, adaptação para novas necessidades (implementação de uma nova regra tributária, por exemplo), ajustes de segurança, enfim. Sem contar que certas circunstâncias podem necessitar de auxílio do fornecedor, por exemplo: um determinado usuário pode precisar de suporte para ter acesso a uma relação de dados a ser submetida para auditoria externa.

Preço, é claro, também é um aspecto importante a ser considerado, mas é um erro aceitar apenas a solução mais barata ou acreditar que a opção mais cara, justamente por estar nessa condição, irá suprir todas as necessidades da companhia. Como informado anteriormente, há várias formas de licenciamento, sendo imprescindível analisar com rigor qual é mais adequada ao negócio. Deve-se considerar também que há outros custos atrelados, como um plano de suporte e manutenção (que pode ter renovação anual, por exemplo), implementação, infraestrutura, etc.

Microsoft Dynamics 365
Microsoft Dynamics 365

Temos que considerar que muitas companhias que desenvolvem softwares de ERP trabalham com empresas que atuam como intermediadoras com os clientes, como se fossem revendas. Entretanto, esses parceiros podem lidar não só com vendas, mas também com outros processos, como suporte e implementação. A divisão Dynamics, da Microsoft, é uma das fornecedoras que exploram com sucesso esse modelo.

Como dica final, pode ser uma boa ideia iniciar contato com companhias que já utilizam soluções de fornecedores que apresentaram propostas à sua empresa. Essa iniciativa pode ajudar a avaliar os aspectos de desempenho, suporte, manutenção, treinamento e assim por diante. Mas é importante frisar que se um sistema de ERP deu certo em determinada companhia, não significa que terá o mesmo êxito na empresa que você representa, mesmo quando ambas atuam no mesmo ramo de atividade — lembre-se de que cada negócio é único.


Principais vantagens e desvantagens de sistemas de ERP

Você já sabe que sistemas de ERP podem representar uma diferencial significativo no cotidiano das empresas. No entanto, é importante ter em mente que esse tipo de software não resolverá todos os problemas da companhia e, muitas vezes, pode não oferecer os resultados esperados para determinadas atividades.

Por esse motivo, é importante conhecer as vantagens e desvantagens dos sistemas de ERP. Isso ajuda não só na escolha do software mais adequado, como também deixa mais claro os riscos atrelados à implementação. Note que essa é uma análise que depende dos objetivos da companhia, mas, via de regra, posso dizer que os sistemas de ERP conseguem:

  • Ajudar na comunicação interna;
  • Agilizar a execução de processos internos;
  • Diminuir a quantidade de processos internos;
  • Evitar erros — em cálculos de tributos e pagamentos, por exemplo;
  • Ajudar na tomada de decisões;
  • Auxiliar na elaboração de estratégias operacionais;
  • Agilizar a obtenção de dados referentes a determinados cenários;
  • Diminuir o tempo de entrega do produto ou serviço ao cliente;
  • Ajudar a lidar com grandes volumes de informação;
  • Evitar trabalho duplicado;
  • Fazer a empresa se adaptar a mudanças de mercado ou legislação.

Como possíveis desvantagens, temos:

  • Alto custo com customização e implementação;
  • Implementação demorada — um software de ERP não fica pronto para uso da noite para o dia;
  • Risco de prejuízo ou queda de desempenho com erros inesperados do sistema;
  • Possíveis problemas com suporte e manutenção caso o fornecedor do software seja vendido ou encerre suas atividades;
  • Dependência, que pode dificultar as atividades da empresa quando o sistema fica, por algum motivo, indisponível;
  • Adaptação e treinamento por parte de funcionários podem demorar mais tempo que o esperado;
  • Resistência ao novo por parte de funcionários, em caso de implementações ou atualizações;
  • O sistema pode exigir mudanças em determinados aspectos da cultura interna da empresa;
  • Pode-se perceber tardiamente que aquela solução não oferece a relação custo-benefício esperada;
  • Ao longo do tempo, atualizações e acréscimos de módulos podem tornar o sistema excessivamente complexo ou lento.

É claro que é possível aplicar esforços para garantir que as vantagens tomem forma e que as desvantagens sejam amenizadas. Para isso, é necessário dedicação da equipe de TI, comprometimento por parte de toda a estrutura gerencial, acompanhamento constante das etapas de desenvolvimento e implementação, as já citadas escolhas de uma solução e de um fornecedor adequados às necessidades da companhia, análise de possíveis fatores internos e externos que podem influenciar no projeto, elaboração de uma boa política de segurança e assim por diante.

Com relação à análise para identificar possíveis problemas, podemos tomar como exemplo o aspecto do treinamento: muitas vezes, é necessário treinar funcionários não apenas para que eles saibam manusear o programa, mas também para que consigam identificar o propósito daquilo, procedimento que ajuda a evitar erros e omissões.


ROI (Return on Investment — Retorno sobre Investimento)

O ROI (Return on Investment) é uma maneira de a empresa determinar a relação entre o valor aplicado em um investimento — no nosso caso, uma solução de ERP — e os ganhos financeiros obtidos com este. Em outras palavras, com o ROI conseguimos saber se a implementação do sistema deu o resultado esperado.

No entanto, essa é uma medição subjetiva, pois está baseada em estimativas. A empresa deve considerar uma série de fatores para fazer a avaliação mais adequada. Uma delas é o tempo.

Como você já sabe, em alguns casos, soluções de ERP levam meses para serem implementadas. Acompanhadas dos custos dessa fase estão despesas inerentes à manutenção, suporte, treinamento, entre outros. Portanto, esperar que o ROI aconteça dentro de um intervalo de tempo curto muitas vezes é um equívoco. Não raramente, os benefícios da utilização do sistema só aparecerão depois de um período considerável de uso.

Para avaliar o ROI, a empresa precisa determinar todas as estimativas de custos do sistema e, essencialmente, comparar essas informações com as economias que este já proporciona. Por exemplo, o ERP fez com que o atendimento da empresa ficasse mais ágil, atraindo mais clientes? A comunicação interna melhorou, tornando os processos mais rápidos? O gerenciamento do estoque está mais preciso, evitando desperdícios ou atrasos na produção por falta de itens? Os funcionários estão gastando menos tempo para realizar determinadas tarefas, melhorando a produtividade? E assim por diante.

Há vários meios para se calcular o ROI de um sistema de ERP. Se a empresa não tiver uma equipe capacitada para fazer essa avaliação, pode contratar consultorias especializadas para obter auxílio nessa tarefa.



ERP para pequenas e médias empresas (PME)

ERP serve somente para empresas de grande porte, certo? Na verdade, pequenas e médias empresas (PME) também podem se beneficiar de sistemas de gestão empresarial. E muito!

Pequenos e médios negócios costumam ter muitos recursos limitados, portanto, um sistema de ERP pode ajudar a empresa a otimizar aquilo que está à sua disposição. Imagine, por exemplo, uma pequena fábrica que têm apenas três funcionários. Com um sistema de ERP, o dono consegue ter acesso fácil à lista de clientes, aos pedidos em aberto, aos materiais que estão no estoque, aos tributos que precisam ser pagos, enfim.

Dependendo do negócio, se o pequeno empresário tiver que realizar todas essas tarefas consultando cadernos, planilhas isoladas e documentos em papel, pode perder tempo e, ainda, cometer erros.

A boa notícia é que há cada vez mais softwares de ERP para o segmento PME. Por serem mais simples, esses sistemas podem ser implementados mais rapidamente. Em muitos casos, não é necessário instalar nada: o serviço funciona nas nuvens, como um cloud ERP. Hoje, há até opções para profissionais liberais, como contadores, advogados e arquitetos.

Muitas dessas soluções têm custos baixos de licenciamento ou mensalidade. Algumas são até gratuitas para determinados tipos de atividades.


Finalizando

Quando o assunto é ERP, frequentemente há associação do conceito com outros tipos de softwares para o segmento corporativo, entre eles, CRM (Customer Relationship Management), BI (Business Intelligence) e SCM (Supply Chain Management). Todos podem atuar em conjunto com o ERP, inclusive como módulos deste.

Tal como o ERP, esses sistemas existem porque podem ajudar a empresa a ser mais competitiva: sistemas de CRM atuam nos processos de relacionamento com o cliente; softwares de BI podem auxiliar na análise de dados e nas tomadas de decisões; soluções de SCM ajudam no gerenciamento eficiente da cadeia de suprimentos.

Esses exemplos mostram quão grande e promissor é o mercado de softwares empresariais, principalmente se levarmos em conta que o número de conexões banda larga à internet está aumentando e que há uma oferta cada vez maior de serviços baseados em cloud computing, permitindo que sistemas de ERP e afins cheguem a uma quantidade cada vez maior de empresas.

Trata-se de um cenário bom para todo mundo: para as companhias desenvolvedoras, pois gera perspectivas de oportunidades de negócios; para os profissionais de TI, pois aumenta o número de vagas no segmento; e para os clientes, pois um mercado concorrido resulta em melhores produtos, aumentando as chances de a empresa encontrar uma solução realmente adequada ao seu negócio.

Publicado em 09_06_2010. Atualizado em 23_02_2017.

Emerson Alecrim Autor: Emerson Alecrim
Graduado em ciência da computação, produz conteúdo sobre tecnologia desde 2001. É aficionado por TI, comunicação, ciência e cultura geek.
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