Dicas para escolher um serviço de e-mail
Escolher um serviço de e-mail não é tão fácil como parece. Apesar da maioria dos utilizadores conhecer apenas alguns serviços de correio eletrônico, a internet está repleta de programas de e-mail que oferecem uma vasta gama de funcionalidades.
Este guia tem como objetivo ajudá-lo a escolher um serviço de e-mail adequado às suas necessidades. Fique conosco e descubra quais os parâmetros a que deve prestar atenção antes de tomar uma decisão.
Dicas para escolher um serviço de e-mail — imagem ilustrativa: Andrea Piacquadio/Pexels
Tenha em conta as ferramentas que pretende utilizar
O que faz com que os serviços de e-mail sejam tão distintos são as ferramentas e funcionalidades presentes. A boa notícia é que existem sempre diversas soluções à sua medida, embora seja necessário perder algum tempo a estudá-las.
Por exemplo, alguns programas oferecem a possibilidade de envio de e-mail em massa, o que os torna altamente populares em empresas que lidam com uma grande carteira de clientes.
Por outro lado, existem serviços que permitem que cada colaborador crie as suas próprias pastas, aumentando a sua organização e produtividade. Definir as suas prioridades é crucial para ajudá-lo a escolher o software adequado.
Considere as funcionalidades offline
Como seria de esperar, os serviços de e-mail precisam de uma ligação à internet. No entanto, isso não significa que as funcionalidades offline não sejam importantes. Vamos explicar o porquê.
Através de sistemas de backup na nuvem, é possível acessar todos os seus e-mails, mesmo sem estar conectado à internet. Nestes casos, os novos e-mails enviados e recebidos são salvos automaticamente no servidor.
Não se esqueça da personalização
Não se deixe enganar – a personalização é uma ferramenta muito poderosa. Embora seja importante manter a consistência entre os clientes de e-mail de cada colaborador, oferecer a possibilidade de personalização pode aumentar a produtividade.
Ao utilizar serviços de e-mail customizáveis, os colaboradores podem definir as cores, alterar as posições dos menus, mudar os sons, ou criar macros para facilitar as suas tarefas diárias. As possibilidades são ilimitadas!
Verifique a compatibilidade com extensões
Sejamos sinceros: não existem serviços de e-mail perfeitos. Felizmente, a instalação e extensões podem melhorar a sua eficiência ou até mesmo permitir a utilização de novas ferramentas.
A título de exemplo, vejamos o Mailbird. Este software inclui uma extensão de rastreamento de e-mails que o ajuda a compreender melhor as suas interações. Ao mesmo tempo, programas como o Google Mail permitem a instalação de apps de terceiros para correção automática da escrita.
Opte por sistemas de segurança elevada
A segurança é indispensável quando lidamos com informações privadas, como referências de pagamento, detalhes de clientes ou outros dados que requerem um nível de proteção superior.
Uma das tecnologias mais utilizadas pelos serviços de e-mail é a encriptação. Este procedimento utiliza técnicas criptográficas para garantir que as informações transmitidas só possam ser visualizadas por computador com a mesma chave.
Mas a segurança não está limitada à utilização de encriptação. Alguns programas podem ser utilizados com métodos de autenticação de dois fatores (2FA), sendo necessário a introdução de um código único a cada novo início de sessão.
Confirme se o serviço é atualizado regularmente
Se pagamos por um programa de e-mail, é normal que queiramos que este receba atualizações regulares e novas funcionalidades. Infelizmente, nem sempre é isso o que acontece no mundo digital.
As atualizações são importantes na correção de bugs e outros erros que possam afetar o bom funcionamento do serviço de e-mail da sua empresa. Isto para não falar que pode ajudar a resolver fragilidades e a aumentar a sua segurança.
Saber se um software é atualizado regularmente nem sempre é fácil. A nossa recomendação é que contate os programadores e leia análises feitas por sites especializados antes de tomar uma decisão.
Teste a compatibilidade com os sistemas operacionais
Imagine a seguinte situação: os computadores do seu escritório utilizam o sistema Windows mas alguns colaboradores têm portáteis macOS. Neste caso, é importante optar por serviços compatíveis com ambos os sistemas operacionais.
A boa notícia é que a grande parte dos programas de e-mail são aplicações web. Isto faz com que possam ser acessados a partir de qualquer dispositivo, incluindo computadores, smartphones e tablets.
Dê importância ao serviço de pós-venda
Esta dica pode parecer contraintuitiva se a sua empresa tiver um departamento de TI que esteja disponível para resolver quaisquer problemas com o seu serviço de e-mail. Mas a verdade é que essa alocação de recursos não devia ser sua responsabilidade.
Por esta razão, sugerimos que opte por serviços com um excelente serviço pós-venda e apoio ao cliente 24/7. Assim, resolver quaisquer problemas será mais fácil que nunca e não será necessária a intervenção da sua equipa de TI.
Preste atenção ao custo
Um software caro não é propriamente uma garantia de qualidade. Existem vários serviços de e-mail que custam uma fração da concorrência e que mesmo assim oferecem várias ferramentas adequadas à sua necessidade.
Escolher um serviço de e-mail pode parecer uma decisão complicada, mas não precisa de o ser. Temos a certeza que estas dicas irão ajudá-lo a tomar uma decisão acertada e adequada aos objetivos da sua empresa.
Publicado em 29_06_2023.
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