Dicas para usar bem o e-mail

Introdução

Entra ano, sai ano e o e-mail continua sendo uma das mais utilizadas ferramentas de comunicação da internet, perdendo pouco ou nenhum espaço para redes sociais, aplicativos de voz ou serviços de mensagens instantâneas, por exemplo. Sendo tão importante em nosso cotidiano, especialmente em atividades profissionais, é importante tentar utilizar o e-mail de maneira eficiente e sem aborrecimentos. O InfoWester preparou as dicas a seguir para te ajudar nesta tarefa. Vamos lá?


1 - E-mail para muita gente? Use a opção Bcc (ou equivalente)

Muitas pessoas recebem e-mails que acham interessantes e encaminham à sua lista de contatos. No entanto, fazem isso simplesmente separando os endereços por vírgula no campo Para (To) ou Cc. O problema desta abordagem é que todos que receberem a mensagem poderão ver os endereços das outras pessoas, situação que pode ser desconfortável para muita gente. Para evitar este tipo de problema, praticamente todos os serviços de e-mail contam com o campo Bcc (ou Cco). Ao utilizá-lo, todos receberão a mensagem, porém somente visualizarão o e-mail de quem a enviou.


2 - Não apague o conteúdo anterior ao responder mensagens

Ao responder mensagens, muita gente apaga o texto original para deixar o e-mail menor ou menos confuso. No entanto, o destinatário muitas vezes pode não se lembrar sobre o que se trata aquela resposta e ser obrigado a procurar mensagens anteriores para compreendê-la.

Assim, ao responder e-mails, mantenha o conteúdo anterior e apague, no máximo, informações claramente irrelevantes ou as primeiras mensagens. Se houver muitas respostas, pode ser interessante criar mensagens com assuntos diferentes sempre que a conversa se desviar para outro caminho, para fins de organização.


3 - Evite o uso de mensagens com imagens de fundo

Algumas pessoas que usam programas clientes de e-mail gostam de "enfeitar" a mensagem utilizando imagens de fundo ou até pequenas animações. Esta é uma prática não recomendada, pois o destinatário pode tentar ler a mensagem via interface Web ou smartphone e ter a sua visualização comprometida por causa da figura.

Também é importante considerar que e-mails com imagens podem ficar maiores e atrapalhar quem estiver tentando visualizar a mensagem por meio de uma conexão lenta à internet. Assim, ao redigir e-mails, utilize sempre a forma mais simples de texto - imagens somente como anexos e apenas quando necessário.


4 - Campo assunto claro

Ao redigir e-mails, procure sempre colocar no campo Assunto (Subject) frases que estejam diretamente relacionadas ao conteúdo da mensagem. Por exemplo, se você quer combinar de ir a um restaurante com seus amigos, coloque no campo assunto algo como "Restaurante mexicano na sexta-feira"; se você precisa de determinado documento, informe, por exemplo, "Relatório de vendas do dia 27/07" em vez de apenas "Relatório".

Colocar no campo Assunto frases pouco ou nada descritivas, como "Bom dia" e "Olá de novo!", ou até mesmo deixá-lo em branco pode dificultar a localização posterior da mensagem por parte do destinatário.

Campo Assunto pouco claro - Assim fica difícil, né?
Campo Assunto pouco claro - Assim fica difícil, né?


5 - Se o conteúdo for comprometedor, avise antes

Embora não seja recomendável, muita gente gosta de enviar via e-mail piadas ou imagens, por assim dizer, impróprias para menores de 18 anos ou para o ambiente de trabalho. Se considerar inevitável enviá-las, ao menos coloque no campo Assunto um indicativo de que o conteúdo do e-mail pode ser comprometedor ou chocante.

Para isso, antes ou depois do título da mensagem (campo Assunto, você pode inserir palavras como "Cuidado!", "Conteúdo perigoso" ou "+18", do contrário, a pessoa que receber o e-mail pode não perceber o teor do conteúdo a tempo e abrí-lo na frente de colegas, do chefe, dos filhos, entre outros.


6 - Não escreva o texto todo em letras maiúsculas

Prática comum de novos usuários da internet, redigir e-mails usando apenas letras maiúsculas não é recomendável, mesmo que pareça mais cômodo. Isso porque, na internet, palavras em caixa alta correspondem ao ato de gritar.

Certamente, você não gosta quando alguém grita com você, não é mesmo? Por isso, evite esta prática não só em e-mails, mas também em fóruns, redes sociais, mensagens instantâneas, etc.

Não grite em seus e-mails
Não "grite" em seus e-mails


7 - Evite o uso de gírias e abreviações típicas da internet

Na internet, é muito comum o uso de abreviações para tornar a digitação mais rápida ou cômoda. No entanto, a não ser que você esteja se comunicando com amigos ou outras pessoas de sua intimidade, esta prática deve ser evitada. O mesmo vale para gírias.

Assim, use "você" em vez de "vc", "aqui" em vez de "aki", "obrigado" em vez de "valew", "como vai?" em vez de "beleza?" e assim por diante.

Em uma conversa informal, não há problemas em redigir mensagens com estes dizeres. No entanto, você pode ser mal avaliado e perder boas oportunidades se enviar e-mails com estas expressões ao seu chefe, a um cliente, ao recrutador de uma empresa, entre outros.


8 - Cuidado com as informações colocadas em sua assinatura

É importante que você estenda os cuidados com a sua privacidade e segurança ao seu e-mail. Em uma conta pessoal, não é recomendável informar telefone celular ou qualquer outra informação que revele muito sobre você abaixo de seu nome, na assinatura.

No caso de e-mails profissionais, onde pode ser importante divulgar o telefone ou ramal do seu setor, por exemplo, é importante que você só o faça respeitando as políticas da empresa em relação à assinatura.

Também é conveniente tomar cuidado com o excesso de informações: frases de impacto, CNPJ e slogan da empresa são exemplos de detalhes que podem ser evitados.

A citação na assinatura 
		pode até ser bonita, mas também inconveniente - É bom evitar
A citação na assinatura pode até ser bonita, mas também inconveniente - É bom evitar


9 - Anexos com o menor tamanho possível

Hoje, a maioria esmagadora dos serviços de e-mail oferece gigabytes de espaço, mesmo assim, anexos grandes podem ser um problema: o destinatário pode ter conexão lenta, a mensagem pode ser barrada por motivos de segurança (relativamente comum em e-mails corporativos), o seu provedor pode disponibilizar pouca largura de banda para upload, entre outros.

Dependendo da situação, pode ser melhor colocar o arquivo em algum serviço de armazenamento nas nuvens, como o Dropbox, e apenas informar o link de download por e-mail. Desta forma, o destinatário terá a opção de escolher o momento mais conveniente para baixá-lo.


10 - Utilize um nome simples e claro em seu e-mail

Mais cedo ou mais tarde, você terá que informar seu e-mail em cadastros ou descrevê-lo verbalmente a alguém. Por isso, procure utilizar uma sequência de caracteres simples e clara antes do símbolo @. Por exemplo: prefira fernando@infowester.com em vez de f3rn4nd0@infowester.com; escolha marcelo.pereira@infowester.com no lugar de celo2309per@infowester.com.

Escolhendo nomes simples e claros, você terá menos chances de errar o endereço ao inserí-lo em um cadastro ou ao informá-lo via telefone. Além disso, e-mails assim transmitem seriedade, o que pode ser importante quando o endereço é utilizado para enviar um currículo, por exemplo.

Escrito por - Atualizado em 28_07_2012 - Publicado em 22_05_2005