Datasul By You ECM: gestão de informação através da internet

Se você acompanha o Blog InfoWester regularmente, deve estar lembrado da cobertura do Planeta Datasul 2008 feita por aqui. Na ocasião, tive a oportunidade de conhecer, através de uma palestra, o Datasul By You. Trata-se de uma solução para ERP desenvolvida sob a tecnologia Adobe Flex (baseada no Flash) e que funciona através de um navegador de internet. Graças ao pessoal da Polvora Comunicação, recentemente tive a oportunidade de testar o Datasul By You ECM (Enterprise Content Management), uma versão especialmente desenvolvida para lidar com a gestão de informação nas empresas. A seguir, as minhas impressões.

Conforme expliquei no post sobre o Planeta Datasul, ERP (Enterprise Resource Planning) é um sistema de gestão empresarial composto por vários subsistemas, conforme a necessidade da empresa. Há subsistemas que controlam as atividades financeiras, outros que lidam com gestão de pessoas, outros com as operações de vendas, e assim por diante. A proposta do By You é a de oferecer esses recursos através da internet, bastando ao usuário acessá-los por meio de um navegador. A empresa interessada contrata os sistemas oferecidos que necessita em formato de serviço e paga o valor correspondente periodicamente, como se fosse uma assinatura. A manutenção dos sistemas, seu controle de acesso, os servidores, as atualizações, etc, ficam por conta da empresa contratada, no caso, a Datasul. É uma forma de trabalho conhecida como Software as a Service (SaaS), isto é, “software como serviço”.

By You ECM no Firefox para Ubuntu Linux

O By You ECM é uma das soluções mais recentes da linha By You e o seu foco é o gerenciamento de informações dentro das empresas. Para acessá-lo, é necessário ter a versão mais recente do Flash Player instalada no computador, já que o serviço é baseado no Adobe Flex. Embora o By You tenha sua interface em Flash, o seu carregamento não é pesado, mas exige uma conexão rápida à internet para funcionar a contento. A vantagem de trabalhar dessa forma é que o serviço tem uma interface única, independente do navegador do usuário. Eu consegui acessá-lo através do Firefox, do Chrome, do Internet Explorer e do Opera no Windows sem complicações. O mesmo aconteceu com o Firefox e com o Opera para Ubuntu Linux. É uma flexibilidade louvável!

Depois de fazer login, o usuário é levado ao painel do By You ECM. A interface do sistema é bonita e bem organizada (vide a primeira imagem). Há uma barra em seu topo que dá acesso aos recursos oferecidos. O botão Todos os Grupos fornece acesso a todas as funcionalidades existentes, mas se o usuário clicar nos botões conseguintes (GED, Workflow, Qualidade e Colaboração), o By You ECM exibirá apenas os ícones dos recursos correspondentes. E claro, o cliente poderá personalizar a exibição das funcionalidades que necessita.

Para não deixar o texto longo e cansativo demais, vou descrever apenas alguns dos recursos disponíveis no By You ECM. Um deles é a Navegação de Documentos. Trata-se de um local onde o usuário pode armazenar, organizar e acessar documentos de qualquer tipo (PDF, Office, imagens, etc) inclusive criando pastas para eles. Sua navegação é simples: o lado esquerdo exibe a relação de pastas, enquanto que o lado direito exibe o conteúdo de cada de uma delas, em um esquema semelhante ao bom e velho modo de funcionamento do Windows Explorer.

Navegação de documentos

Outra funcionalidade que merece destaque é a Central de Tarefas. É uma espécie de agenda onde os usuários controlam suas atividades, podendo inclusive saber o que está no prazo, o que está em atraso e até mesmo o que não tem tempo definido de entrega.

E no meio de tantas informações, um mecanismo de busca não poderia faltar. O sistema de busca do By You ECM funciona muito bem. Além de ser rápido, permite refinar as pesquisas. Por exemplo, o usuário pode escolher que tipo de informação pesquisar (documentos, pastas, fichas, etc), definir a partir de qual pasta executar a busca, restringir a pesquisa a um intervalo de datas, entre outros.

Busca avançada

Como se não bastasse, o usuário pode contar com uma funcionalidade de Favoritos para ter acesso rápido às informações ou arquivos que mais utiliza, pode transferir tarefas para outros colaboradores (Transferência de Pendências) e até mesmo buscar dados excluídos na Lixeira do serviço. Parece até o desktop de um computador pessoal 🙂

No que se refere às atividades em si, a guia Workflow do By You ECM mostra a sua importância. Através dela é possível utilizar recursos que permitem iniciar, acompanhar, finalizar e consultar tarefas ou as etapas que as envolvem. É uma maneira prática de pôr “ordem na bagunça” e de ter acesso a todas as informações que envolvem uma determinada atividade.

E já que estamos falando de gestão de informação, que tal um blog para manter a equipe antenada com tudo o que acontece dentro da empresa? Pois é, o botão Colaboração da barra superior do By You ECM dá acesso a uma ferramenta de blogs, onde é possível, por exemplo, acessar o blog de cada departamento da empresa. Bem melhor que os tradicionais jornais internos ou mesmo as newsletters por e-mail, pois blogs permitem a participação de um número maior de pessoas na geração de conteúdo e possibilita melhor integração dos funcionários através dos campos de comentários.

Blogs no By You ECM

O By You ECM é a primeira ferramenta no modelo de SaaS voltada ao mercado corporativo que eu experimento. Não preciso nem dizer que eu fiquei com a melhor das impressões. Veja bem, é um sistema on-line, que não requer a instalação de módulos de softwares nos computadores e que pode ser acessado de qualquer lugar. Não é necessário comprar e configurar servidores para rodar o sistema e muito menos pagar valores altos por ele. A empresa que o utiliza paga uma taxa que pode ser mensal e o valor dependerá do número de usuários e dos recursos utilizados. Assim, tem-se então uma ferramenta que pode ser utilizada tanto por empresas pequenas, quanto por empresas grandes.

Software como serviço é uma modalidade que está vindo para ficar (pelo menos por um bom tempo). Prova disso é que até a Microsoft já está se ocupando do assunto. E é muito bacana ver uma empresa brasileira entrando nesse segmento de maneira tão promissora. Sendo assim, parabéns à Datasul, o trabalho feito em cima do By You está muito bom! 🙂

É isso. Se quiser saber mais sobre a família de soluções By You, o link é este.

Emerson Alecrim

PS: antes que alguém diga alguma coisa, não, este NÃO é um texto pago.